Wie viel Ihrer Arbeitswoche ist automatisierbar? Mehr, als Sie denken

Wenn Selbstständige und Geschäftsführer aufschreiben, womit ihre Woche tatsächlich draufgeht, ergibt sich fast immer dasselbe Bild: Der kleinere Teil ist das eigentliche Handwerk — Beraten, Bauen, Behandeln, Verkaufen. Der größere Teil ist Verwaltung: Informationen von A nach B tragen, Dokumente erstellen, Status nachhalten.

Das McKinsey Global Institute schätzt das technische Potenzial seit Jahren und hat es mit dem Aufkommen generativer AI deutlich nach oben korrigiert: Tätigkeiten, die 60 bis 70 Prozent der heutigen Arbeitszeit ausmachen, ließen sich mit bereits existierender Technologie automatisieren. Das heißt nicht, dass Jobs verschwinden — es heißt, dass in fast jedem Betrieb Stunden pro Woche in Aufgaben stecken, die kein Mensch mehr machen müsste.

Wo die Stunden wirklich stecken

• Wiederkehrende Dokumente: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge — gleiches Muster, andere Daten.
• Übertragen zwischen Systemen: aus der E-Mail ins ERP, aus dem Formular ins CRM, aus der Tabelle in den Report.
• Nachfassen und Erinnern: offene Angebote, unbezahlte Rechnungen, fehlende Unterlagen.
• Sortieren und Zuordnen: Posteingang, Belege, Anfragen nach Thema und Zuständigkeit.

Der Fehler, den viele machen: Sie kaufen ein weiteres Tool und hoffen, dass es sich von selbst in den Betrieb einfügt. Automatisierung funktioniert umgekehrt — man nimmt den bestehenden Ablauf, wie er wirklich gelebt wird, und baut das System darum. Deshalb ist ein maßgeschneiderter Workflow einem weiteren Standard-Abo fast immer überlegen.

Die Frage ist nicht, ob sich Automatisierung für Ihren Betrieb lohnt. Die Frage ist, welcher Prozess zuerst dran ist.